Enklare vardag viktigast för användarna

Enklare vardag viktigast för användarna

En enklare vardag för skolledare, administratörer och lärare samt en god insikt i förskolans/skolans förhållanden och villkor. Det är de två viktigaste faktorerna för användarna när det gäller digitala skoladministrationssystem.

Att upphandla ett skoladministrativt system är en komplex uppgift. Många aspekter ska tas hänsyn till och intressenterna är många. I många fall sitter de som ska använda systemen, dvs. skolledare, administratörer och lärare, långt ifrån beslutsfattarna vilket ytterligare försvårar arbetet.

För att utfallet ska bli så bra som möjligt krävs ett användarfokus redan i upphandlingsfasen. Insikter kring vilka aspekter som är viktigast för användarna är värdefull kunskap som bör tas i beaktan. Skolans digitalisering är ett gemensamt ansvar, och för att gagna eleverna på bästa sätt krävs rätt förutsättning för de som arbetar i förskola och skola.

Tjänster som förenklar vardagen
Så vad är viktigast för användarna när det gäller digitala skoladministrationssystem? En marknadsundersökning* vi genomfört tillsammans med extern part visar att det som främst efterfrågas av skolledare, administratörer och lärare när det gäller val av digitalt skoladministrationssystem är tjänster som förenklar vardagen för samtliga användare. Skolledare, administratörer och lärare ska ha tillgång till system som avlastar dem och frigör tid för andra, mer värdeskapande uppgifter.

Det är också viktigt att leverantören har en god insikt i förskolan eller skolans förhållanden och villkor. Leverantören måste förstå verksamheten och dess utmaningar. Genom en större förståelse och en gemensam utgångspunkt kan systemen anpassas utifrån områden där behovet är som störst, vilket i slutändan gagnar eleven. 

Användarna lyfter också kundsupport som en av de viktigaste aspekterna vid val av leverantör. Kundsupporten ska vara lättillgänglig och kompetent. Att snabbt och enkelt få hjälp när saker och ting inte går som planerat är viktigt ur ett användarperspektiv.

Specialist på digitalisering
En leverantör av ett skoladministrationssystem ska också vara specialist på digitalisering inom förskola/skola. Den digitala utvecklingen går snabbt, och leverantören måste se till att digitaliseringen gynnar verksamheten på bästa sätt. Användarna lyfter också enkel men säker inloggning till systemen som viktigt. Den digitala utvecklingen får aldrig gå snabbare än att leverantören kan erbjuda pålitliga system, där information och data lagras på ett säkert sätt, i enlighet med GDPR och gällande lagar och regler.

Det är viktigt att få in användarfokus redan i upphandlingsfasen. Tjänster som förenklar vardagen för användarna kommer även ge värdefull tid till det som är viktigast; eleverna.

* Artikeln bygger på en undersökning gjord 2019, där över 2000 skolledare, administratörer, lärare, elever och föräldrar i Sverige, Danmark och Norge tillfrågats kring digitala skoladministrationssystem. Undersökningen har genomförts på uppdrag av IST i samarbete med Brand Clinic.